Hoe werkt een onderhoudscontract voor kantoorplanten?

Kantoorplanten hebben vaste verzorging nodig. Niet alleen water, maar ook controle, voeding, snoei en soms vervanging. In een kantooromgeving blijft dat onderhoud vaak liggen, omdat niemand er structureel verantwoordelijk voor is.

Een onderhoudscontract voorkomt dat. Je legt vooraf vast hoe de kantoorplanten worden verzorgd, hoe vaak dat gebeurt en welke werkzaamheden daarbij horen. Zo blijft de beplanting verzorgd zonder dat medewerkers dit zelf hoeven te regelen.

Wat is een onderhoudscontract voor kantoorplanten?

Een onderhoudscontract is een afspraak over de verzorging van de kantoorbeplanting. Daarin staat welke planten worden onderhouden, hoe vaak er onderhoud plaatsvindt en wat er tijdens een onderhoudsbezoek wordt gedaan. Dat kan gaan om losse planten in kantoorruimtes, plantenbakken in een entree, grote binnenplanten, hydrocultuur of een levende plantenwand. De inhoud van het contract hangt af van de beplanting en de ruimte.

Een onderhoudscontract is vooral praktisch wanneer planten zichtbaar aanwezig zijn in het kantoor. Denk aan ontvangstruimtes, vergaderruimtes, werkplekken en andere plekken waar medewerkers, klanten of bezoekers komen. Bij kantoorbeplanting voor bedrijven hoort daarom niet alleen de juiste keuze en plaatsing van planten, maar ook duidelijke afspraken over het onderhoud daarna.

Wat wordt er vooraf afgesproken?

Voordat we een onderhoudscontract opstellen, bekijken we eerst de situatie op locatie. Soms is er al kantoorbeplanting aanwezig. In andere gevallen wordt het onderhoud direct gekoppeld aan nieuwe interieurbeplanting die we leveren en plaatsen. In beide situaties maken we duidelijke afspraken over:

• Welke planten worden onderhouden
• Hoe vaak onderhoud nodig is
• Welke werkzaamheden worden uitgevoerd
• Hoe wordt omgegaan met voeding en snoei
• Of hydrocultuur of irrigatiesystemen gecontroleerd worden
• Wanneer vervanging wordt besproken
• Wie het aanspreekpunt is binnen het bedrijf

Door dit vooraf vast te leggen, is duidelijk wat er wel en niet onder het onderhoud valt. Dat voorkomt losse afspraken en onduidelijkheid achteraf.

Hoe wordt de onderhoudsfrequentie bepaald?

De onderhoudsfrequentie hangt af van meerdere factoren. Een kantoor met veel levende planten vraagt meestal een andere aanpak dan een ruimte met enkele onderhoudsarme planten. We kijken onder andere naar het aantal planten, de plantsoorten, de lichtinval, de temperatuur en het gebruik van de ruimte. Ook jullie gewenste onderhoudsniveau speelt mee. Een entree of ontvangstruimte moet er vaak strakker uitzien dan een interne kantoorruimte.
Bij hydrocultuur of planten met een waterreservoir kan de frequentie anders liggen dan bij planten in potgrond. Dat betekent niet dat onderhoud overbodig is, maar wel dat we de controle anders inrichten.

Wat kost een onderhoudscontract voor kantoorplanten?

De kosten van een onderhoudscontract verschillen per kantoor. Een vaste prijs noemen zonder de situatie te bekijken is daarom niet logisch.

De prijs wordt meestal bepaald door:

• Het aantal planten
• Het type beplanting
• De grootte van de planten
• De onderhoudsfrequentie
• De bereikbaarheid van de planten
• De werkzaamheden die worden uitgevoerd
• Afspraken over vervanging
• Eventuele controle van waterreservoirs of irrigatiesystemen

Daarom wordt een onderhoudscontract meestal op maat samengesteld. Zo betaal je voor het onderhoud dat past bij de beplanting en de ruimte, zonder dat er standaard werkzaamheden worden opgenomen die niet nodig zijn.

Wat gebeurt er tijdens een onderhoudsbezoek?

Een onderhoudsbezoek kan bestaan uit:

• Water geven
• Voeding geven
• Snoeien
• Dor blad verwijderen
• Potgrond of waterreservoir controleren
• Plantenbakken netjes houden
• Standplaats beoordelen
• Signaleren van planten die achteruitgaan

Soms blijkt tijdens het onderhoud dat een plant beter op een andere plek kan staan. Bijvoorbeeld omdat de plant te weinig licht krijgt of niet meer goed past bij de ruimte. In andere gevallen kan vervanging logischer zijn dan verder herstellen. Maken we een compleet nieuwe inrichting? Dan nemen we dit soort keuzes direct mee in het beplantingsplan. Bij bestaande kantoorbeplanting beoordelen we tijdens het onderhoud of de eerdere keuzes in de praktijk nog steeds goed werken.

Waarom is een onderhoudscontract handig voor bedrijven?

Bij bedrijven is plantenonderhoud vaak geen vaste taak. Daardoor ontstaat snel onduidelijkheid. De ene medewerker geeft water, een andere medewerker doet dat later nog een keer of niemand houdt het bij. Met een onderhoudscontract is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de verzorging. De planten worden op vaste momenten gecontroleerd en problemen worden eerder gezien. Dat is vooral handig voor facility managers, officemanagers en bedrijven waar de uitstraling van het kantoor belangrijk is. De beplanting blijft onderdeel van het interieur, zonder dat het intern extra werk oplevert.

Wat valt niet automatisch onder een onderhoudscontract?

Niet ieder onderhoudscontract is hetzelfde. Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijk te maken welke werkzaamheden zijn inbegrepen en welke apart worden besproken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Vervanging van planten
• Uitbreiding met nieuwe planten
• Aanpassen van plantenbakken
• Extra onderhoudsbezoeken
• Herstel na schade
• Wijzigingen door een nieuwe kantoorindeling

Ook bestaande kantoorbeplanting die niet door ons zijn geleverd vraagt om een aparte beoordeling. Eerst moet duidelijk zijn in welke staat de planten zijn, of de standplaats klopt en welk onderhoud nog zinvol is. Daarna kan worden bepaald welke afspraken passend zijn.

Wanneer moet een onderhoudscontract worden aangepast?

Een onderhoudscontract hoeft niet altijd hetzelfde te blijven. De ruimte kan veranderen en planten groeien mee met de omgeving.

Aanpassing kan nodig zijn wanneer:

• Het kantoor opnieuw wordt ingericht
• Planten op een andere plek komen te staan
• Er meer of minder daglicht is
• Het aantal planten verandert
• Er nieuwe plantenbakken bijkomen
• Een plantenwand wordt geplaatst
• De gewenste uitstraling verandert

Onderhoudscontract of los onderhoud?

Los onderhoud kan handig zijn wanneer er tijdelijk extra verzorging nodig is. Bijvoorbeeld na plaatsing, bij verandering van de ruimte of wanneer planten achteruitgaan. Een onderhoudscontract is vooral geschikt wanneer de beplanting structureel verzorgd moet blijven. Dat geeft meer duidelijkheid over de frequentie, werkzaamheden en verantwoordelijkheid. Voor zakelijke kantoorbeplanting is een contract vaak logischer dan losse onderhoudsmomenten. Zeker wanneer planten op meerdere plekken staan of zichtbaar onderdeel zijn van de uitstraling van het bedrijf.

Kantoorplanten laten onderhouden door Plantenman

Een onderhoudscontract zorgt ervoor dat kantoorplanten niet afhankelijk zijn van losse interne afspraken. De verzorging wordt vastgelegd, de planten worden gecontroleerd en de uitstraling van de ruimte blijft beter behouden. Wil je weten welke vorm van onderhoud past bij jouw kantoor? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.